Quản lý Giao dịch BankQR Pending

Quy trình kiểm tra, đối soát và phê duyệt thủ công các giao dịch chuyển khoản VietQR đang chờ xử lý.

Trong quá trình thanh toán qua mã VietQR, có một số trường hợp giao dịch không thể tự động kích hoạt ngay lập tức (ví dụ: khách hàng gõ thiếu nội dung chuyển khoản, hệ thống ngân hàng đối tác bảo trì hoặc đường truyền mạng chập chờn). Khi đó, hóa đơn sẽ được chuyển vào trạng thái BankQR Pending (Đang chờ xử lý) để bảo vệ dòng tiền.

1. Dấu Hiệu Nhận Biết Giao Dịch Pending

Khi một đơn booking hoặc yêu cầu nạp cọc rơi vào trạng thái Pending:

Hóa đơn hiển thị huy hiệu màu vàng: [Chờ thanh toán - Pending].
Hệ thống gửi thông báo cảnh báo vào kênh log-cash hoặc log-bill để nhân viên phụ trách nắm thông tin.
Phiên phục vụ chưa được tính là hoàn tất và tiền cọc chưa được cộng vào ví cho đến khi có sự xác nhận của hệ thống hoặc nhân viên.

2. Quy Trình Kiểm Tra & Đối Soát Thủ Công

Khi khách hàng báo đã chuyển tiền thành công nhưng bot chưa tự động chốt bill, nhân viên Supporter hoặc Cashier thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Yêu Cầu Khách Cung Cấp Sao Kê / Ảnh Chuyển Khoản

Yêu cầu khách hàng gửi ảnh chụp biên lai chuyển tiền thành công rõ ràng các thông tin:

Mã giao dịch ngân hàng (Mã FT / Trace ID).
Số tiền chuyển khoản chính xác.
Nội dung chuyển khoản thực tế.

Bước 2: Đối Soát Trên Ứng Dụng Ngân Hàng Hoặc Cổng Webhook

Nhân viên có quyền truy cập vào tài khoản ngân hàng hoặc trang quản trị (Dashboard) của Pay2S / SePay để kiểm tra xem dòng tiền đã thực sự vào tài khoản hay chưa:

Nếu dòng tiền ĐÃ VÀO: Tiến hành phê duyệt bill.
Nếu dòng tiền CHƯA VÀO: Hướng dẫn khách hàng liên hệ ngân hàng gửi tiền để tra soát lệnh chuyển.

Bước 3: Phê Duyệt Hóa Đơn Trực Tiếp Trên Discord

Ngay trên thông báo hóa đơn Pending trong Discord, nhân viên có quyền hạn (Supporter hoặc Cash) sẽ nhìn thấy hai nút bấm nghiệp vụ:

Nút "Duyệt đơn (Confirm Payment)": Bấm nút và xác nhận. Bot lập tức chuyển trạng thái bill sang Đã thanh toán, tự động cộng tiền/lương và kích hoạt phòng đàm thoại cho khách.
Nút "Hủy đơn (Cancel Bill)": Bấm nút nếu giao dịch không hợp lệ hoặc khách hàng đổi ý không muốn tiếp tục phiên book.

3. Các Nguyên Tắc An Toàn Tài Chính

Để tránh tình trạng làm giả ảnh chụp chuyển khoản (fake bill chuyển tiền):

Nguyên tắc "Tiền vào tài khoản mới duyệt": Tuyệt đối không bấm nút duyệt đơn chỉ dựa trên ảnh chụp màn hình do khách hàng gửi nếu nhân viên chưa thấy biến động số dư thực tế trong app ngân hàng hoặc cổng đối soát.
Không duyệt đè mã bill cũ: Mỗi mã VietQR có mã định danh riêng biệt. Kiểm tra cẩn thận mã bill-id trên hóa đơn trùng khớp với nội dung chuyển khoản.
Mọi thao tác duyệt thủ công đều được ghi log: Khi nhân viên bấm nút duyệt thủ công, bot sẽ tự động ghi lại danh tính của nhân viên đó vào kênh log-bill để đảm bảo trách nhiệm minh bạch.